Nueva ley de registro horario 2026: Obligaciones y sanciones

La normativa sobre control horario en España se encuentra ante posibles modificaciones en su regulación. Aunque el registro de jornada obligatorio se incorporó de forma definitiva a nuestro ordenamiento jurídico mediante la reforma del Estatuto de los Trabajadores, la aplicación práctica de esta obligación ha evidenciado aspectos susceptibles de mejora.

Los asesores laboralistas y los responsables de cumplimiento apuntan a que la falta de automatización, la dificultad para garantizar la objetividad y la posibilidad de alteración de los soportes analógicos o manuales pueden limitar la eficacia práctica de la norma.

La reforma en tramitación plantea medidas orientadas a reducir los desajustes en la jornada laboral y a disminuir el uso de soportes manuales, previendo para ello la exigencia de sistemas informáticos con mecanismos de trazabilidad y la posibilidad de un acceso remoto para la Inspección de Trabajo.

Marco normativo vigente del registro de jornada

La base jurídica actual se articula en torno al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, el cual impone a las compañías el deber de garantizar un registro de jornada obligatorio, diario, individual y objetivo para toda la plantilla. Este mecanismo debe consignar la hora exacta de inicio y de finalización de la prestación laboral de cada empleado.

Actualmente el legislador exige la conservación de los registros de jornada durante un plazo mínimo de cuatro años, debiendo permanecer a disposición de los propios empleados, sus representantes legales y las autoridades correspondientes.

Hay que prestar especial atención a las especialidades del contrato a tiempo parcial contempladas en el artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores, donde la ley establece la obligación de entregar un resumen mensual de las horas trabajadas junto a la correspondiente nómina.

Por último, la normativa de control horario otorga un papel relevante a la negociación colectiva o, en su defecto, a los acuerdos de empresa, delegando en ellos la organización, diseño y canalización de estos sistemas de fichaje para adaptarlos a las particularidades de cada sector.

Qué plantea la reforma del registro horario

Los borradores del proyecto normativo perfilan una mayor especificación de las obligaciones de control temporal. La reforma en tramitación plantea la implantación obligatoria de un control horario laboral digital, así como la posible interoperabilidad con las plataformas de control (AEAT, Inspección de trabajo, etc.). Bajo este esquema, el proyecto plantea reforzar la inalterabilidad de los datos; el sistema informático adoptado debería garantizar la trazabilidad de las modificaciones, dejando constancia de cualquier rectificación manual.

Asimismo, se plantean cambios en las facultades supervisoras de la Inspección de Trabajo sobre control horario, previendo la posibilidad de un acceso remoto para realizar las labores de auditoría a distancia. El trabajador y la representación legal dispondrían de acceso a sus historiales, facilitando la comprobación de la jornada efectuada.

Finalmente, el debate normativo apunta a una revisión de las infracciones y sopesa la posibilidad de aplicar las sanciones de forma individualizada por cada empleado afectado. En cualquier caso, el alcance operativo definitivo dependerá del texto final tras su aprobación definitiva y su posterior desarrollo reglamentario.

Régimen sancionador y criterios de la Inspección

El incumplimiento de las obligaciones de fichaje se encuadra en el régimen sancionador de registro de jornada tipificado por la LISOS como una infracción grave. Para fijar la propuesta de sanción, las autoridades competentes aplican los criterios de graduación previstos en la normativa.

Entre las circunstancias que pueden motivar una revisión exhaustiva para comprobar la regularidad de los datos en las empresas, se encuentran:

• Registros idénticos y simétricos en toda la plantilla diaria.
• Ausencia de horas extraordinarias en actividades con picos de producción.
• Dificultad para acreditar la trazabilidad y autoría de los datos.
• Cumplimentación manual acumulada con firmas homogéneas al final del mes.
• Ausencia de mecanismos específicos para el teletrabajo o el personal desplazado.

Actualmente persiste un debate técnico entre los operadores jurídicos sobre si corresponde la imposición de una multa única global por empresa o bien la aplicación de una sanción por cada trabajador afectado, constituyendo una cuestión controvertida y doctrinalmente no consolidada.

Protección de datos y control horario

La implantación de cualquier sistema de fichaje exige un estricto alineamiento entre el control horario y protección de datos, cuya base jurídica principal reside en el cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c del RGPD). Bajo el principio de minimización, la empresa debe captar únicamente la información indispensable, extremando la cautela ante la geolocalización y los datos biométricos.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) mantiene un criterio muy restrictivo respecto a la biometría (huella dactilar o reconocimiento facial), advirtiendo de que las directrices generales limitan su uso ordinario a supuestos específicos que superen el triple juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad, debiendo valorarse previamente la implantación de alternativas menos intrusivas. Del mismo modo, la compañía debe facilitar información previa a la plantilla y a la representación legal, además de tramitar una Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos (EIPD) cuando el sistema suponga un alto riesgo.

Finalmente, los plazos de conservación siguen quedando limitados a los cuatro años que exige el ámbito laboral, procediendo a su posterior supresión y bloqueo según la normativa de protección de datos.

Puntos críticos en la práctica de asesoramiento

El diseño de una política corporativa orientada al cumplimiento obliga a identificar aquellas áreas de gestión donde la norma general debe adaptarse a la flexibilidad operativa. Abordar el control del tiempo en entornos complejos exige analizar factores específicos:

• Teletrabajo y trabajo a distancia: requiere habilitar canales digitales accesibles que delimiten la jornada activa frente al derecho a la desconexión digital de la plantilla.
• Trabajadores desplazados o en movilidad: exige soluciones remotas que permitan el registro de la jornada durante misiones o visitas fuera del centro fijo.
• Jornadas partidas, turnos e itinerarios flexibles: demanda plataformas capaces de computar, cuando proceda, las interrupciones de la actividad de manera diferenciada.
• Contratos a tiempo parcial y pacto de horas complementarias: necesitan un seguimiento estricto, dado que las deficiencias documentales pueden afectar a la presunción de la jornada pactada.
• Gestión de ausencias laborales: resulta crítico unificar los fichajes con las ausencias para coordinar bajas médicas, permisos especiales y vacaciones de forma coherente con los saldos de jornada.
• Valor probatorio: la ausencia o deficiencia en los registros constituye un elemento que puede tener consecuencias probatorias según las circunstancias de cada caso en vía jurisdiccional.

Recomendaciones de cumplimiento para empresas y asesorías

Para reforzar la posición jurídica de la organización, los responsables de cumplimiento suelen articular protocolos preventivos estructurados. El cumplimiento de la normativa control horario exige un enfoque proactivo basado en las siguientes pautas de actuación:

• Evolución de los soportes: se recomienda la adopción de sistemas que aporten trazabilidad y dificulten la alteración posterior de los datos, previendo la futura transición digital.
• Garantizar la identificación individual: implementar métodos que asocien de forma fidedigna la identidad de la persona trabajadora en cada registro.
• Documentar y comunicar el procedimiento: redactar una política interna de uso del registro y difundirla de forma formal a toda la plantilla y a la representación legal.
• Establecer un protocolo de corrección de errores: definir un canal transparente para rectificar olvidos o fallos técnicos, asegurando que quede constancia del autor, fecha y motivo.
• Seguimiento de horas extraordinarias: supervisar los excesos de jornada, procurando que el registro de horas extraordinarias guarde coherencia con los conceptos retribuidos.
• Integrar la gestión de ausencias: utilizar un software de gestión de ausencias puede facilitar que los permisos, bajas médicas y vacaciones queden debidamente coordinados con la jornada laboral.
• Definir plazos de conservación: estructurar el almacenamiento seguro de los datos durante el plazo legal de cuatro años, acotando los perfiles de acceso.
• Revisar el convenio colectivo aplicable: analizar las especificidades sectoriales o los acuerdos de empresa vigentes para adaptar el método de fichaje a las pausas o flexibilidades pactadas.
• Preparar la exportación: configurar los sistemas para permitir la descarga de los registros en el plazo requerido por la autoridad laboral de forma diligente.

Qué debe exigir un asesor a una herramienta de registro horario

Para adecuarse a las obligaciones legales (tanto vigentes como las previstas en los proyectos de reforma) las empresas pueden optar por soluciones que permitan registrar la hora real de forma objetiva, las cuales aportan mecanismos que protegen la integridad de los datos.

La herramienta elegida también debe garantizar una identificación fiable del trabajador, mantener un historial de cambios que garantice la trazabilidad y ofrecer cobertura tanto para entornos presenciales como para el teletrabajo. Asimismo, resulta conveniente que permita exportar informes estructurados, coordinar las ausencias y las vacaciones, y priorice la protección de datos.

Un ejemplo de las soluciones disponibles que ofrecen estas funciones en el mercado actual es Bixpe, un sistema de control horario laboral orientado a pymes y autónomos, que además permite el fichaje multidispositivo y registro de pausas y custodia de datos a través de una versión básica sin coste y planes premium de pago.

Es fundamental aclarar que contar con este tipo de software no garantiza el cumplimiento legal; la realidad es que aporta funcionalidades técnicas que facilitan la adaptación a la norma, siempre que la empresa configure y utilice correctamente.