La decisión de contar con una persona en la portería o prescindir del servicio suele generar debate en las juntas. A la cuestión del coste se suman otras, como las tareas que asumirá el conserje, el horario de atención y la continuidad durante sus ausencias. Antes de votar, conviene distinguir la decisión de establecer o suprimir el servicio de la posterior elección de quién lo prestará.
La conserjería en comunidades de propietarios es un servicio común de interés general y, como tal, está sujeta a una mayoría específica prevista en la Ley de Propiedad Horizontal. Por ello, tener claro el procedimiento ayuda a evitar acuerdos que puedan anular posteriormente este servicio de conserjería en comunidades de vecinos.
La regla de las tres quintas partes
El artículo 17.3 de la Ley de Propiedad Horizontal (cuyo texto consolidado se puede consultar en el BOE) establece que el establecimiento o supresión de los servicios de portería, conserjería, vigilancia u otros servicios comunes de interés general requiere el voto favorable de las tres quintas partes del total de propietarios, que representen, a su vez, las tres quintas partes de las cuotas de participación.
La exigencia (tanto para contratar por primera vez como para acordar la supresión del servicio de conserjería) es una doble mayoría. No basta con reunir tres quintas partes de los propietarios si sus cuotas no alcanzan también ese porcentaje; tampoco sirve sumar las cuotas requeridas si no se obtiene el número de votos personales necesario. La misma regla se aplica tanto para contratar por primera vez el servicio como para acordar la supresión del servicio de conserjería.
Por otra parte, el artículo 17.8 regula el cómputo de los propietarios ausentes. Cuando hayan sido debidamente citados y después informados del acuerdo, sus votos pueden computarse como favorables si no manifiestan su discrepancia al secretario de la comunidad dentro de los 30 días naturales siguientes a la comunicación. Hay excepciones legales a esta regla, por lo que el administrador debe comprobar si concurren antes de cerrar el recuento.
Qué debe decidir la junta
Antes de votar, la junta de propietarios debería definir las funciones esperadas. Control de accesos, recepción de paquetes, atención a proveedores y supervisión visual de elementos comunes son tareas habituales, pero deben concretarse para evitar expectativas distintas entre vecinos y prestador. También se deben fijar horarios, cobertura en fines de semana y el procedimiento para comunicar incidencias.
Las ausencias merecen una previsión propia. Vacaciones, bajas o permisos pueden interrumpir la atención si la comunidad no ha acordado cómo cubrirlas. Una alternativa excelente es contratar por separado un servicio de suplencias de conserjes y porteros, especificando quién las activa, con qué plazo y qué tareas debe asumir la persona sustituta.
Contratación directa o servicio externo
La comunidad puede contratar personal propio, recurrir a una empresa de conserjería especializada o valorar una empresa de servicios integrales que gestione varias prestaciones. La contratación directa ofrece un control inmediato sobre la organización cotidiana, pero exige que la comunidad asuma la gestión administrativa vinculada al puesto. Una empresa especializada puede encargarse de coordinar el servicio y sus sustituciones, aunque supone depender de las condiciones pactadas y de la supervisión del proveedor.
Los servicios integrales permiten agrupar distintas necesidades del edificio, lo que facilita enormemente todas estas cuestiones, pero conviene revisar qué tareas están efectivamente contratadas y cuáles se presupuestan aparte. En Madrid, Husancor 11 ofrece sus servicios integrales desde hace más de 20 años, con personal localizable las 24 horas todo el año, inspecciones periódicas del servicio y garantía en todos sus servicios.
Llegado el momento de tratar este asunto, la comunidad debería definir las necesidades del inmueble, comparar modalidades de prestación, calcular el coste anual y llevar a votación una propuesta clara. Antes de ejecutar el acuerdo, el administrador de fincas o un asesor jurídico puede comprobar la convocatoria, el cómputo de votos y la redacción del acta. La mayoría legal es un requisito esencial, pero una decisión bien documentada también ayuda a prevenir desacuerdos posteriores.