Al acercarse el cierre del año fiscal, es fundamental que las empresas se aseguren de regularizar correctamente las retenciones del IRPF de sus empleados, especialmente si han ocurrido cambios en las circunstancias personales o económicas de los trabajadores durante los meses de octubre, noviembre y diciembre. Aquí te explicamos cómo proceder para evitar inconvenientes.
Cambios en las circunstancias del trabajador
Si un empleado experimenta un cambio en su situación personal o económica durante el año, la empresa está obligada a ajustar el tipo de retención aplicable. Por ejemplo, si se concede un aumento salarial o si se produce una variación importante en las circunstancias familiares, como el nacimiento de un hijo o el inicio de convivencia con un ascendiente, el tipo de retención debe actualizarse.
¿Cuándo debe aplicarse el nuevo tipo de retención?
- Variaciones económicas (como un aumento salarial): Si la empresa conoce el cambio de dichas circunstancias, debe aplicar el nuevo tipo a partir del momento en el que se produzcan las variaciones.
- Variaciones personales (como el nacimiento de un hijo): Si un empleado comunica un cambio en su situación personal, el nuevo tipo se aplicará a partir del momento en el que dicho empleado comunique las variaciones, siempre que lo haga con al menos cinco días de antelación a la fecha de preparación de las nóminas. Para efectuar dichas comunicaciones, el trabajador debe utilizar el modelo 145.
Obligaciones del trabajador al comunicar cambios
En el caso de cambios que disminuyan el tipo de retención (como el nacimiento de un hijo), el trabajador no está obligado a notificar a la empresa, ya que este tipo de situaciones no afectan negativamente a Hacienda.
Sin embargo, si los cambios implican un aumento en el tipo de retención (por ejemplo, si el cónyuge empieza a trabajar y obtendrá rentas anuales superiores a 1.500 euros, excluidas las exentas), el empleado sí tiene la obligación de informar a la empresa de forma oportuna.
Simplificación de la regularización
Para simplificar el trabajo administrativo, su empresa puede optar por regularizar las retenciones en abril, julio y octubre respecto de las variaciones producidas en el trimestre anterior.
Por ejemplo, si un empleado entregó el modelo 145 a principios de agosto, su empresa puede esperar y aplicar la nueva retención a partir de la nómina de octubre.
Reglas especiales para el último trimestre del año
Es importante destacar que, durante los últimos tres meses del año (octubre, noviembre y diciembre), la regularización debe realizarse mensualmente, de acuerdo con la normativa vigente. Esto implica que no se pueden aplicar los ajustes de forma trimestral en esta parte del año, sino que deben reflejarse en la nómina inmediatamente posterior a la comunicación del trabajador.
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