Los errores más habituales al analizar la adaptación a la factura electrónica no son técnicos: son errores de diagnóstico, de interpretación de la normativa y de planificación. Los vemos repetirse en empresas de sectores y tamaños muy distintos. Y la mayoría son evitables si se analiza la situación con tiempo y con información correcta.
Desde que la factura electrónica y Verifactu entraron en el radar de la mayoría de las empresas, en Laver estamos teniendo conversaciones muy similares con clientes de perfiles muy distintos: autónomos, pymes de servicios, comercios, despachos profesionales. Lo que cambia es el sector. Lo que no cambia son los patrones de razonamiento que llevan a conclusiones inexactas.
Este artículo recoge los seis más frecuentes, con los ejemplos concretos que hemos visto y las recomendaciones que damos en cada caso.
Error 01: Confundir Verifactu con la factura electrónica
Es el punto de partida de la mayoría de los malentendidos. Muchas empresas llegan a la primera conversación pensando que son la misma cosa. No lo son.
La factura electrónica B2B regula cómo se emiten e intercambian las facturas entre empresas: en qué formato, con qué estructura. Verifactu regula cómo debe funcionar internamente el software que las genera: qué garantías de integridad y trazabilidad debe ofrecer. Son dos normas distintas, dos calendarios distintos y dos tipos de adaptación distintos.
Nuestra recomendación: antes de dar nada por resuelto, verificar las dos obligaciones por separado. Cumplir una no implica cumplir la otra. El artículo «Factura electrónica vs Verifactu» de este mismo blog explica las diferencias con detalle.
Error 02: Creer que enviar facturas en PDF ya es suficiente
Es la segunda confusión más frecuente. Una empresa lleva años enviando facturas por email en formato PDF y asume que ya está usando factura electrónica. No es así.
Para que una factura sea electrónica en el sentido que exigirá la normativa B2B debe generarse en un formato estructurado —UBL o Facturae, según lo que apunta el borrador de la Orden Ministerial de abril de 2026 — que permita el procesamiento automático, el intercambio entre plataformas distintas y la trazabilidad completa. Un PDF es un documento para que lo lea un humano. Una factura electrónica estructurada es un archivo de datos que pueden leer y procesar los sistemas informáticos.
Nuestra recomendación: si tu proceso actual de facturación implica Word, Excel o cualquier herramienta que genera PDFs manualmente, es un buen momento para analizar qué implicaría la adaptación. No porque haya que actuar ya necesariamente, sino porque entender el punto de partida ayuda a valorar con precisión el trabajo que puede requerir.
Error 03: No verificar si el software actual tendrá soporte para Verifactu
Es el error con mayor impacto operativo de todos los que vemos. Una empresa sigue usando el mismo programa de facturación de siempre, funciona bien para el día a día, y nadie ha verificado si ese software va a adaptarse a los nuevos requisitos.
Los fabricantes de software ya tenían como referencia julio de 2025 para adaptar sus productos a los requisitos técnicos del RD 1007/2023. Muchos lo han hecho. Pero hay proveedores —especialmente los más pequeños o los que desarrollaron soluciones propias hace años— que han decidido no dar soporte a Verifactu. Sus clientes no siempre lo saben.
Nuestra recomendación: pregunta directamente a tu proveedor de software si su producto estará adaptado a Verifactu y cuándo. No lo des por supuesto. Es una pregunta sencilla cuya respuesta define el punto de partida de cualquier planificación.
Error 04: Pensar que la adaptación es solo un cambio de software
Cuando una empresa entiende que tiene que hacer algo, el primer reflejo suele ser buscar un nuevo programa de facturación. Es lógico, pero incompleto.
La factura electrónica y Verifactu no afectan solo al software. Afectan a los procesos que rodean ese software: cómo se validan las facturas antes de emitirlas, cómo se archivan, cómo circula la información entre departamentos o personas, cómo se envía la documentación a la asesoría y cómo se coordinan los cambios con clientes y proveedores.
También hay que tener en cuenta la relación con la asesoría. Si la empresa cambia su sistema de facturación sin coordinar el cambio con su asesoría, pueden aparecer problemas de compatibilidad en la transmisión de datos o en la integración con la contabilidad.
Nuestra recomendación: antes de elegir un nuevo software, mapea cómo funciona actualmente el proceso completo de facturación en tu empresa, desde que se decide emitir una factura hasta que se archiva. Los problemas suelen estar en los pasos intermedios, no en el programa.
Error 05: Ignorar el sistema de archivo y la gestión documental
La integridad y la trazabilidad no terminan en el momento en que se genera la factura. Verifactu también establece requisitos sobre cómo deben conservarse los registros: deben ser inalterables, auditables y accesibles si la Administración los solicita.
Muchas empresas que tienen el software correcto están pasando por alto este punto. Guardar facturas en una carpeta de Google Drive, en el escritorio del ordenador de uno de los socios o en un sistema de archivo sin control de versiones no cumple los requisitos de conservación que establece el RD 1007/2023 .
Nuestra recomendación: revisar no solo cómo se generan las facturas sino cómo se archivan. El sistema de conservación tiene que garantizar que ningún registro pueda modificarse o eliminarse sin dejar traza. Si no es así, hay trabajo por hacer independientemente del software que se use.
Error 06: Tomar decisiones sin tener claro el punto de partida
El último error es distinto a los anteriores. No consiste en hacer algo mal, sino en tomar decisiones (cambiar de software, invertir en adaptaciones, reorganizar procesos) antes de entender bien qué situación tiene cada empresa.
La casuística en materia de factura electrónica y Verifactu es genuinamente amplia. El impacto real varía mucho en función del tipo de actividad, el software que se usa, el tipo de clientes, el volumen de operaciones y cómo están organizados los procesos internos. Una empresa con un ERP actualizado y operaciones B2B consolidadas tiene un punto de partida muy distinto al de un autónomo que factura desde un programa básico a consumidores finales.
Lo que vemos con más frecuencia es que las empresas que mejor afrontan estos cambios son las que primero hicieron el diagnóstico: saben qué software usan, si ese software se va a adaptar, qué tipo de operaciones tienen y qué procesos internos podrían necesitar revisión. Con esa información, las decisiones son más fáciles de tomar y menos propensas a errores.
Nuestra recomendación: antes de cambiar de software o invertir en adaptaciones, dedica tiempo a entender cuál es tu situación real. Qué software usas, si tendrá soporte para Verifactu, qué tipo de operaciones tienes y qué procesos internos podrían verse afectados. Con esa información, la planificación es mucho más sólida.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio cambiar de software para cumplir con Verifactu?
No necesariamente. Si tu software actual tiene prevista la adaptación a los requisitos del RD 1007/2023 , probablemente solo necesitarás actualizar tu versión actual. El problema está en los programas cuyos proveedores han decidido no dar soporte a Verifactu. Por eso el primer paso es preguntar directamente a tu proveedor antes de tomar ninguna otra decisión.
¿Cuándo tengo que adaptar mi software a Verifactu?
Los plazos fijados por el RDL 15/2025 son: antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y personas jurídicas sujetas al IS, y antes del 1 de julio de 2027 para autónomos y resto de obligados. Para la factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece), el horizonte orientativo que maneja el sector es similar, aunque los plazos definitivos dependen del reglamento todavía en desarrollo.
¿Qué pasa si mi software no cumple los requisitos y lo descubro tarde?
Tendrás que afrontar el proceso de cambio con menos margen de planificación. Una migración incluye elegir el nuevo software, importar el histórico de facturas, integrar con la contabilidad y formar al equipo. En nuestra experiencia, ese proceso lleva entre uno y tres meses dependiendo del tamaño de la empresa y la complejidad de su facturación. Cuanto antes se conoce la situación, más margen hay para gestionarlo bien.
¿Los autónomos también tienen que adaptarse a Verifactu?
Sí, en general. Los autónomos que emitan facturas están incluidos en el ámbito de Verifactu, con el plazo del 1 de julio de 2027 como referencia. Hay excepciones y casuistíca específica —como los acogidos al SII o determinadas actividades— que conviene verificar en cada caso.
¿Mi asesoría puede ayudarme con este proceso?
Sí, y es uno de los pasos más útiles. Una buena asesoría puede ayudarte a diagnosticar tu situación actual, identificar qué aspectos conviene revisar y coordinar el proceso con tu proveedor de software. Además, las asesorías también están adaptando sus propias herramientas a Verifactu. Coordinar el cambio desde el principio evita problemas de compatibilidad posteriores.
Cómo puede ayudarte Laver
La mayoría de los errores que hemos descrito no requieren grandes inversiones ni cambios urgentes. Requieren un diagnóstico claro de la situación actual y una valoración realista de qué aspectos pueden necesitar atención.
En Laver hemos acompañado a muchas empresas y autónomos en procesos de adaptación normativa: el RGPD, el registro horario, el canal de denuncias, los planes de igualdad. En todos los casos, las empresas que mejor lo gestionaron fueron las que primero entendieron bien su punto de partida. Con la factura electrónica y Verifactu el principio es el mismo.
Si quieres saber en qué punto está tu empresa y qué aspectos son prioritarios revisar en tu situación concreta, en Laver podemos hacer ese análisis contigo. Sin necesidad de tomar decisiones en esa primera conversación.
¿Quieres analizar cómo te afectan estas normativas? En Laver lo revisamos contigo en una primera consulta gratuita. Contacta o llámenos al 932 929 930.
Normativa de referencia
- Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal — BOE-A-2021-11473
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) — BOE-A-2022-15818
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre — Reglamento sistemas informáticos de facturación (Verifactu/SIF)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE 3 dic 2025) — plazos Verifactu/SIF
- Borrador Orden Ministerial factura electrónica B2B — publicado abril 2026. Texto y entrada en vigor pendientes de confirmación.
