Cuando una factura llega a la empresa, empieza un recorrido que casi siempre pasa por varias manos: quien la recibe, quien la revisa, quien la contabiliza y quien la archiva. Cada paso es una oportunidad de cometer un error, y muchos fallos contables no nacen en el asiento, sino en cómo se captura y se ordena el documento antes de llegar a él.
Por qué los errores empiezan antes del asiento
Una factura mal fotografiada, un importe copiado a mano o un documento que se queda en el cajón de un empleado son el origen habitual de las incidencias. Los resultados son conocidos: facturas duplicadas, gastos registrados en el período equivocado o documentos que no aparecen cuando hacen falta.
Por eso es mejor tratar la captura del documento y su registro como un único proceso, con responsables y pasos claros, y no como tareas sueltas.
Qué implica contabilizar una factura
La contabilización de facturas consiste en registrar cada documento en la contabilidad de la empresa en el período que le corresponde, con los datos que lo identifican: proveedor, fecha, importe y concepto, además de la cuenta en la que se imputa el gasto.
Para que ese registro sea fiable, los datos de partida tienen que serlo. Cuanto antes se capturen y se revisen, menos correcciones habrá después.
Digitalizar primero: cuándo basta con escanear y cuándo no
Pasar las facturas de papel a formato digital reduce errores y facilita la búsqueda, pero no todas las digitalizaciones son equivalentes. Una copia escaneada con cualquier aplicación sirve para consultar y compartir el documento, pero no es, por sí sola, una digitalización certificada. Esta es la digitalización certificada de facturas, que permite a la empresa prescindir de los originales en papel y se realiza con un software homologado por la Agencia Tributaria (AEAT), conforme al artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
Antes de contratar un programa de este tipo, es importante conocer cómo se concede la homologación AEAT y qué requisitos debe acreditar el fabricante.
Un proceso ordenado en cinco pasos
Una forma sencilla de reducir los errores es seguir siempre los mismos pasos y en este orden:
- Capturar el documento en cuanto llega, sin esperar a fin de mes.
- Verificar los datos del emisor, la fecha y los importes.
- Clasificar la factura por proveedor y por tipo de gasto.
- Contabilizarla en el período al que corresponde.
- Archivarla de forma que se pueda localizar rápidamente.
Con una secuencia común, cada persona del equipo sabe qué se espera en cada fase y nadie improvisa su propio método.
Fallos que se repiten en la contabilización
Aunque cada empresa tiene su propia forma de trabajar, estos son los fallos que más se repiten al registrar facturas:
- Duplicar facturas porque llegan por dos vías, por ejemplo por correo y en papel.
- Contabilizar en el período equivocado sin comprobar a qué período corresponde realmente el documento.
- Copiar mal los datos del proveedor o el importe al introducirlos a mano.
- Mezclar gastos personales y de empresa en el mismo flujo de documentos.
- Perder documentos que quedan en manos de quien los recibió.
Quién hace qué: repartir responsabilidades
Un proceso solo funciona si cada paso tiene un responsable. En una pyme, lo habitual es que una persona capture los documentos, otra los revise y una tercera, o el gestor externo, los contabilice. Lo importante es que todos sepan dónde se registra cada factura y quién valida los casos dudosos, como los importes inusuales o los proveedores nuevos.
También ayuda fijar plazos. Una regla sencilla, por ejemplo capturar toda factura en un máximo de dos días desde que llega, evita acumulaciones a fin de mes y facilita el cierre de cada período.
Qué se gana al automatizar
Automatizar la captura y el registro elimina la copia manual de datos, reduce los errores de transcripción y permite localizar cualquier documento en segundos. Además, suele dejar constancia de quién ha capturado cada factura y cuándo, algo útil para el control interno de la empresa.
Una ayuda para ordenar el proceso
Soluciones como Sabbatic permiten digitalizar los gastos y facturas de la empresa con software homologado por la AEAT. Antes de contratar una herramienta de este tipo, lo razonable es pedir al proveedor que acredite la homologación y valorar si encaja con la forma de trabajar del equipo.