David Delgado. Asesor fiscal de Carrillo.
La nueva obligación comenzará en octubre de 2027 para las grandes empresas y llegará al resto un año después. El cambio va mucho más allá de digitalizar facturas, ya que permitirá seguir su recorrido hasta el cobro y obligará a las compañías a revisar cómo gestionan sus pagos.
Emitir una factura lleva minutos. Cobrarla puede llevar meses. Entre ambos momentos se acumulan autorizaciones, comprobaciones, vencimientos y, en ocasiones, retrasos que terminan trasladando los problemas de liquidez de una empresa a sus proveedores.
Ese recorrido, hasta ahora difícil de reconstruir desde fuera, empezará a ser mucho más visible con la factura electrónica obligatoria.
La publicación de la Orden HAC/1028/2026, el pasado 5 de octubre, ha puesto fecha a una reforma que llevaba años gestándose. Su principal novedad está en la información que acompañará a cada operación. La Agencia Tributaria podrá conocer cuándo se emite una factura, si ha sido rechazada y cuándo se ha pagado, con el objetivo de mejorar el control de la morosidad comercial. Para muchas empresas, el impacto será considerable.
Hay que tener en cuenta que el calendario distingue dos grupos. Las empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a ocho millones de euros deberán utilizar la factura electrónica desde el 6 de octubre de 2027. Para los demás, la obligación comenzará el 6 de octubre de 2028.
La implantación será gradual, pero sus efectos se dejarán sentir antes. Durante el primer año, las grandes compañías tendrán que acompañar sus facturas electrónicas con un PDF legible cuando facturen a clientes que todavía no estén obligados a utilizar el sistema, salvo que estos acepten recibir únicamente el formato electrónico.
Habrá, por tanto, un periodo de convivencia entre procedimientos. Y las pequeñas empresas que trabajen con grandes proveedores serán las primeras en experimentarlo.
El nuevo régimen se aplicará, con carácter general, a las operaciones entre empresarios y profesionales establecidos en España. Las ventas a particulares quedarán fuera, mientras que las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) también deberán cumplir la nueva obligación.
El verdadero cambio está en los pagos
La emisión electrónica es solo una parte de la reforma. La otra afecta a lo que sucede después, cuando el destinatario recibe la factura y comienza su tramitación.
Las empresas deberán comunicar determinados estados, entre ellos el rechazo de una factura, su fecha de vencimiento y el pago completo. El plazo general para informar de estos hechos será de cuatro días, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales.
Aquí aparece una dificultad que a menudo queda fuera del debate tecnológico. Una factura puede llegar correctamente al departamento de administración y permanecer pendiente de conformidad en compras. También puede estar aprobada y seguir sin pagarse porque tesorería trabaja con otro circuito de información.
Con el nuevo modelo, esas desconexiones internas serán más difíciles de sostener.
Desde Carrillo se pone el acento precisamente en esta dimensión organizativa. La adaptación exigirá coordinar administración, compras, contabilidad y tesorería, además de revisar quién autoriza las facturas, cómo se registran las incidencias y de qué manera se comunica el pago dentro del plazo establecido.
Existe una particularidad para los negocios más pequeños. Las sociedades con un volumen de operaciones de hasta ocho millones deberán informar de los pagos desde octubre de 2028, mientras que los autónomos y las entidades en atribución de rentas de ese tramo dispondrán de un año adicional, hasta octubre de 2029.
La reforma también transformará el formato de las facturas. Los PDF convencionales dejarán de ser suficientes para cumplir la nueva obligación, que exige documentos electrónicos estructurados capaces de intercambiarse y procesarse automáticamente.
Las empresas podrán recurrir a plataformas privadas o a la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria. Los sistemas privados deberán garantizar la interoperabilidad y remitir una copia fiel de cada factura a la solución pública.
Para una compañía que ya utiliza un programa de gestión avanzado, la adaptación puede concentrarse en actualizar sus aplicaciones y conectar procesos. Para un pequeño negocio que todavía factura manualmente, el cambio será mayor, aunque la herramienta gratuita de la AEAT permitirá evitar la contratación de una plataforma privada.
A esta transformación se suma la normativa de sistemas informáticos de facturación, conocida por VERI*FACTU. Conviene distinguir ambas obligaciones, porque regulan cuestiones diferentes y no afectan exactamente a los mismos contribuyentes.
Hacienda anunció en octubre de 2026 su intención de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes de VERI*FACTU para favorecer su coordinación con la factura electrónica. Sin embargo, mientras esa modificación no se publique en el BOE, seguirán vigentes los plazos legalmente establecidos para 2027.
Esta incertidumbre complica las decisiones de inversión de quienes necesitan adaptar sus programas.
Más información no garantiza pagos más rápidos
La factura electrónica permitirá conocer con mayor precisión los plazos reales de cobro y facilitará el trabajo del Observatorio Estatal de la Morosidad Privada. Para las pymes, especialmente expuestas a los retrasos de sus clientes, esa información puede resultar valiosa.
Ahora bien, disponer de mejores registros no elimina por sí mismo los problemas de liquidez ni los incumplimientos deliberados. La reforma facilitará identificar dónde se producen las demoras, pero su capacidad para reducirlas dependerá también de cómo se utilicen esos datos y de la eficacia de los mecanismos de control.
A partir de octubre de 2027 comenzará a comprobarse si esa mayor transparencia modifica realmente las prácticas de pago de las empresas españolas.
