En la mayoría de los despachos la decisión sobre inteligencia artificial ya está tomada, y no la tomó la junta de socios. La tomó el pasante que resumió una demanda de ochenta páginas un domingo por la noche, la persona de administración que encontró algo que convierte una grabación en un acta ordenada, y el socio que pegó una cláusula en un chatbot para ver si había una forma más limpia de redactarla. Nada de eso pasó por una reunión ni figura en ninguna partida, porque la versión gratuita de estos productos da para bastante. Ése es el punto de partida real en la inmensa mayoría de los despachos, y negarlo es la razón por la que tantas políticas internas cuidadosamente redactadas acaban en un cajón sin que nadie vuelva a abrirlas. La pregunta útil, por tanto, no es si se permiten, porque ya están dentro del despacho. Es cuáles, para qué tipo de trabajo, y con qué entrando dentro. De ahí salen cuatro decisiones, y un despacho que las haya tomado está en mucha mejor posición que otro con una política más larga y ninguna de ellas resuelta.
Primero, una confusión que conviene deshacer
Circula la idea de que el Reglamento de Inteligencia Artificial es lo que impide meter datos de un cliente en ChatGPT, y no lo es. Lo que regula qué puede hacerse con datos personales sigue siendo la normativa de protección de datos, que llevaba años ahí antes de que existiera ninguna de estas herramientas y que no ha cambiado por su llegada.
Un expediente con nombres, direcciones, datos de salud o antecedentes es un tratamiento de datos personales, y se le aplican las preguntas de siempre: base jurídica, encargado del tratamiento, transferencias internacionales y plazos de conservación. Que el destinatario sea un modelo de lenguaje y no un proveedor de alojamiento no altera el análisis, aunque sí complica responder a algunas de esas preguntas con precisión.
El Reglamento de Inteligencia Artificial añade una capa distinta, y por eso se confunden las dos cosas. Obliga a que el personal que usa estos sistemas tenga una formación mínima sobre lo que está usando, y obliga a transparencia cuando un contenido se ha generado o manipulado con ellos. Son deberes sobre el uso de la tecnología, no sobre el dato, y resolver uno no resuelve el otro.
Segundo, qué sale del despacho
Estas herramientas funcionan mejor cuanto más contexto se les da, así que la gente les da contexto, y en un despacho el contexto es el cliente. Se sube un contrato entero para localizar la cláusula de indemnidad, se pega una nota con nombre, fecha de nacimiento y un informe médico para convertir apuntes en prosa, y se vuelca un pliego para saber si merece la pena leerlo entero.
Nadie de los que hacen eso lo vive como una cesión de datos. Lo viven como usar un programa, y el producto está diseñado para reforzar exactamente esa percepción, porque cuanto más material se entrega más útil es la respuesta. No hay nada en la interfaz que sugiera detenerse antes de subir un expediente, ni motivo aparente para desconfiar.
La dificultad es que las versiones de consumo y las de empresa del mismo producto tratan el material de forma distinta, y esa diferencia no se ve desde dentro. Un profesional no puede saber, mirando la pantalla, en qué cuenta está ni qué política de conservación se le aplica. Por eso la primera decisión es una lista: estas herramientas están aprobadas, éstas no, y el material de cliente sólo entra en las aprobadas.
Tercero, quién verifica y qué refleja el expediente
Estos sistemas aciertan la mayoría de las veces, y eso es exactamente lo que los hace peligrosos en la práctica, porque en el resultado no hay ninguna señal que indique cuál de las veces es ésta. Un texto inventado y uno correcto se leen igual de bien, y los dos llegan con el formato de algo que ha redactado alguien competente.
La profesión ya ha tenido sus lecciones públicas sobre esto, en forma de escritos con resoluciones que no existían. La lección no fue que las herramientas no sirvan, porque muchos despachos las usan a diario con provecho, sino que un texto con aspecto de trabajo jurídico no lo es hasta que alguien con competencia lo ha contrastado contra la fuente. La regla, por tanto, tiene que nombrar personas y no buenas intenciones.
Y hay una segunda consecuencia que se ve menos. Un despacho está acostumbrado a que el expediente diga qué se hizo y quién lo hizo, y estas herramientas rompen eso en silencio, porque el razonamiento ocurre en una ventana de conversación que no forma parte del expediente y que casi nunca se conserva. Conviene decidir hoy qué se registra, antes de que alguien lo pregunte dentro de dos años.
Cuarto, para qué sirve de verdad
Casi toda la decepción con estas herramientas viene de haber comprado una capacidad en lugar de resolver una tarea. Donde los despachos reportan beneficio real es en cosas estrechas y poco vistosas: la primera pasada sobre un volumen documental grande, convertir una reunión grabada en una nota estructurada, construir una cronología a partir de material fechado, o redactar la correspondencia rutinaria que hay que mandar y nunca se manda el día que toca.
Donde reportan frustración es allí donde el criterio es el producto: asesorar, decidir estrategia, cualquier cosa donde ser plausible no vale absolutamente nada. El filtro práctico es si puede detectar el error rápido. Si una equivocación salta en treinta segundos, la herramienta probablemente encaja; si sólo se vería dentro de seis meses, no encaja, por muy buena que fuera la demostración.
Quien esté en fase de comparar puede ahorrarse bastante trabajo revisando primero un análisis de herramientas de inteligencia artificial para despachos y probando después las dos o tres finalistas con un asunto real y propio. Eso es lo único que revela cómo se comportan cuando el documento viene mal escaneado, cuando la tabla se parte entre dos páginas o cuando el sistema sencillamente no sabe algo.
Lo que no cambia
Al final esto no es una cuestión tecnológica, que es justo por lo que tantos despachos lo tratan como una compra de software y acaban con una política que nadie sigue. Es la misma pregunta que la profesión ya resolvió con el fax, el correo electrónico, el almacenamiento en la nube y la transcripción externalizada, y la respuesta tiene siempre la misma forma.
Qué sale del despacho, quién responde de ello y qué refleja el expediente. Contestadas esas tres, la cuarta pregunta, qué herramienta comprar, se convierte en una decisión mucho más pequeña que puede revisarse cada vez que el mercado se mueva. Los despachos que traten esto como un problema de supervisión y no de informática serán los que sigan usándolas con tranquilidad dentro de cinco años.