Hace unas semanas me llamó el gerente de una empresa de instalaciones con una pregunta que, por lo visto, se está repitiendo mucho en los despachos. Sus técnicos fichan desde el móvil. La aplicación que usan tiene una casilla para guardar la ubicación en cada fichaje. Quería saber si podía marcarla sin más o si se estaba metiendo en un lío.
La respuesta corta es que puede. La larga es que puede si antes hace unas cuantas cosas que casi nadie hace, y que son justamente las que la Inspección de Trabajo y la Agencia Española de Protección de Datos revisan cuando llega una denuncia.
Registrar la jornada no es registrar el lugar
Conviene empezar por separar dos cosas que se confunden constantemente. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, el que introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a anotar cada día a qué hora empieza y a qué hora termina la jornada de cada persona. Nada más. Si ese registro se lleva en papel o en digital es otra discusión, y la norma tampoco la cierra. Pero sobre el sitio desde el que se ficha no hay ni una palabra.
Así que la geolocalización no es una obligación legal. Es una medida de control que la empresa añade por su cuenta, apoyándose en el artículo 20.3 del mismo Estatuto, el que le reconoce la facultad de vigilar que la gente cumple con su trabajo. Esa facultad existe, pero desde 2018 tiene un contrapeso explícito: el artículo 20 bis, que reconoce al trabajador el derecho a la intimidad frente a los dispositivos de geolocalización. Lo metió ahí la Ley Orgánica 3/2018, la LOPDGDD, y es la misma ley que en su artículo 90 explica cómo se hace bien.
Lo que pide el artículo 90
El artículo es breve y se lee en un minuto, cosa que recomiendo hacer antes de tocar ninguna casilla. Viene a decir tres cosas.
La empresa solo puede usar los datos de localización para controlar el cumplimiento laboral, dentro de lo que permite el 20.3. No para otra finalidad, por tentadora que resulte. Tiene que informar a los trabajadores, y a sus representantes si los hay, de forma expresa, clara e inequívoca: que el sistema existe, para qué sirve y qué datos recoge. Y tiene que explicarles cómo pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión sobre esos datos.
Ese adjetivo, "inequívoca", es el que más problemas da en la práctica. Una cláusula en la página nueve del contrato no lo es. Un correo colectivo enviado la misma mañana en que se activa la función, tampoco. Lo que funciona, y lo que luego se puede enseñar a un inspector, es un comunicado escrito y fechado, entregado antes de encender nada, con constancia de que cada trabajador lo recibió.
Un punto, no una ruta
El otro criterio que hay que tener en la cabeza es el de proporcionalidad, que la AEPD lleva años aplicando en su guía sobre protección de datos en las relaciones laborales. La idea es sencilla: guardar la posición en el segundo exacto en que el trabajador pulsa "entrar" o "salir" es proporcionado, porque sirve para acreditar que la jornada empezó donde tenía que empezar. Seguir el móvil durante toda la jornada, o peor, fuera de ella, no lo es, salvo en trabajos donde la localización forma parte del propio servicio, como el reparto o el transporte.
Por eso los sistemas de registro de jornada con geolocalización que están bien planteados hacen algo muy concreto: capturan un único punto por fichaje y lo comparan con el centro de trabajo, con un radio de tolerancia razonable. Lo que se guarda es si el fichaje cayó dentro o fuera de ese radio. No hay recorrido, no hay historial de movimientos. Y hay un detalle que a menudo se pasa por alto: si el GPS del teléfono falla o da una lectura mala, el fichaje tiene que registrarse igual, marcado como impreciso. Un problema técnico no puede impedir que alguien cumpla con su obligación de fichar.
Lo que no se puede hacer, aunque el software lo permita
Activar la ubicación sin haber informado antes. Usar los datos de posición para algo distinto del control de jornada, como comprobar dónde come alguien o si se acerca a la competencia. Exigir que el empleado lleve la ubicación encendida fuera del momento de fichar. Negarle el acceso a sus propios registros de posición, que es un derecho de aplicación directa.
Y una más que veo con frecuencia: borrar o rechazar un fichaje porque la posición no coincide con el centro. Un fichaje fuera de zona es una evidencia que el responsable revisa y aclara con la persona. No es un motivo para hacerlo desaparecer. Destruir un registro de jornada que el trabajador ya hizo es bastante peor que tenerlo marcado en rojo.
Qué pasa si se hace mal
Se abren dos frentes a la vez. Por el lado laboral, incumplir las normas de registro de jornada, da igual que se lleve con una plantilla de registro de jornada en Excel o con una aplicación, es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de entre 751 y 7.500 euros. Por el lado de protección de datos, tratar la localización de la plantilla sin haber informado es una infracción del Reglamento General de Protección de Datos, y las sanciones a pymes por este motivo concreto ya no son una rareza en las resoluciones de la AEPD.
Hay un tercer coste que rara vez se calcula hasta que llega. En un despido disciplinario, una prueba de geolocalización obtenida sin haber informado al trabajador puede acabar declarada nula. Y cuando cae la prueba, suele caer con ella todo lo que la empresa quería demostrar.
Cuatro comprobaciones antes de marcar la casilla
Al gerente de las instalaciones le mandé una lista corta, y es la misma que le mandaría a cualquier asesoría que tenga clientes en esta situación. Que exista un comunicado escrito y fechado a toda la plantilla. Que la captura se limite al instante del fichaje. Que cada trabajador pueda ver sus propios registros. Y que los informes que se entreguen a la Inspección reflejen la ubicación tal como quedó registrada, sin retoques posteriores.
Algunas herramientas ya traen todo esto de serie. Portal del Empleado, por poner un ejemplo, genera el comunicado legal desde la propia plataforma y congela el dato de ubicación en el momento del fichaje, de modo que el asesor no tiene que reconstruir nada después. Pero la herramienta es lo de menos. La diferencia entre un control legítimo y un expediente sancionador no está en el software. Está en el papel que se entregó, o no se entregó, el día antes de encenderlo.