En pleno siglo XXI, no importa cual sea tu profesión, es necesaria la implementación de herramientas, o softwares que te ayuden a llevar adelante el día a día. Sin embargo, hay varios sectores a los que aún les cuesta la implementación digital y los bufetes y despachos de abogados se encuentran entre ellos.

Según los últimos datos, el 85% de los encuestados que trabajan en un despacho de abogados aseguran que la profesión en su país debe acelerar el ritmo de adopción tecnológica para seguir siendo competitivos a nivel internacional.

Desde luego no es por la falta de herramientas a disposición, ya que encontramos miles con una simple búsqueda por internet. Parece ser, más bien, un problema de desconocimiento, desconfianza o simplemente, falta de interés.

Intentaremos con este artículo, hacerle frente a estas tres causas con una pequeña lista de softwares que ayudan a digitalizar y acelerar procesos, y explicaremos cómo pueden aplicarse en el caso de un despacho de abogados.

 

Los 4 Tipos de Softwares Para Digitalizar Los Procesos De Tu Despacho

Hay programas y herramientas digitales que pueden ayudarte en básicamente todos los aspectos de tu trabajo, ya sea para gestionar tus facturas y contabilidad interna, almacenar documentos y expedientes o comunicarte de una forma más óptima con los compañeros.

A continuación haremos un breve repaso de los softwares que pensamos pueden ser de mayor ayuda a la hora de dar el paso hacia el mundo digital.

1. Software de facturación

La contabilidad y facturación van de la mano y suelen ser dos aspectos del negocio que causan más de un quebradero de cabeza. Facturas, gastos, plazos de presentación de modelos y miles de aspectos más que hay que tener en cuenta casi a diario y que nos ocupan más tiempo del que nos gustaría.

Una buena manera de ahorrarnos tiempo, dinero ―y disgustos ― es utilizar un software de facturación online. De esta manera, podemos centralizar todos los aspectos de la facturación y parte de la contabilidad en un solo lugar y que podemos consultar desde cualquier dispositivo en todo momento.

La gran mayoría son intuitivos y fáciles de usar, no es necesario tener un gran conocimiento en facturación contabilidad ni informática, están diseñados para que cualquiera pueda utilizarlos.

No obstante, detrás de una interfaz sencilla, se encuentran herramientas realmente útiles que, además de ayudarnos a llevar las cuentas ordenadas y al día, automatizan muchos procesos. Holded, por ejemplo, cada vez que generas una factura, crea un doble apunte contable. De este modo, puedes tener bajo control el IVA ― ya sea repercutido que soportado― así como los ingresos, gastos y retenciones fiscales.

Otro proceso que automatizan estas herramientas son, por ejemplo, el modelo 103 o 303, que se rellenan automáticamente con los datos que extrae de la facturación que se va rellenando a lo largo del año. De este modo, solo debes ocuparte de guardarlo y presentarlo en la Agencia Tributaria en el momento que corresponda.

Olvídate de las hojas de cálculo aburridas y complejas, ya no es necesario tener toda la contabilidad en un único archivo, al que hay que añadir y quitar a mano periódicamente movimientos, y pásate a la simplicidad y automatización de un software de facturación.

2. Software de reconocimiento óptico de caracteres

Los programas de reconocimiento óptico de caracteres o OCR por sus siglas en inglés, son el eslabón que conecta el mundo físico y analógico, con el mundo digital.

Un OCR es, en pocas palabras, un software que se encarga de transformar una imágen en texto editable. Simplemente con esta pequeña descripción, ya podrán imaginarse lo importante y útil que puede llegar a ser este tipo de software.

Su funcionamiento es sencillo: escanea el documento y separa los espacios vacíos de los segmentos con texto, analiza e individualiza cada carácter, los compara con otros similares en su base de datos y, a través del machine learning, tiene en cuenta el contexto, idiomas y los caracteres adyacentes, y toma la decisión de cuál es el que mejor se adapta. 

De esta manera, obtenemos el mejor resultado posible, fiable y que no debemos modificar manualmente, solo debes adjuntar el documento y esperar que el programa haga todo por su cuenta.

Atrás quedaron los expedientes físicos en papel, o las hojas escaneadas donde el texto no era reconocido y que ningún buscador encontraba. Ahora, gracias a los OCR podemos tener todos estos documentos perfectamente operativos, editables y al alcance de un clic, sin necesidad de transcribirlos a mano.

Además, según el RD 1065/2015 que regula Lexnet, uno de los requisitos imprescindibles para poder acceder a este servicio es presentar los documentos en PDF con la característica OCR ―es decir, en formato texto editable o reconocible. Por lo que hoy en día es básicamente imperativo el uso de este tipo de programas.

Si no quieres perder más tiempo y quieres implementarlo ya mismo, puedes aprender más sobre OCR aquí. No te arrepentirás ya que se trata de una de las herramientas con mayor potencial que puedes encontrar.

3. Almacenamiento en la nube

 

Fuente

De la mano con lo mencionado en el punto anterior, están las herramientas que nos permiten guardar nuestros documentos digitales en un espacio de almacenamiento virtual y 100% online, comúnmente llamado la nube.

Una de las grandes ventajas de los OCR es que nos permiten digitalizar los documentos físicos y no tener que tenerlos guardados y apilados en una habitación a reventar de carpetas y hojas.

No obstante, tampoco podemos tener toda esa información digitalizada en un solo ordenador. A parte de que la memoria de un ordenador o disco duro externo es limitada, el principal riesgo que tienen todos los dispositivos físicos es que pueden extraviarse, dañarse o ser robados.

Es por esto que es recomendable guardar todos nuestros documentos de manera segura y ordenada en un servidor en la nube. Hay varias opciones que, por poco precio, nos ofrecen un servicio completo, cómodo y con mucho espacio a disposición. El límite de capacidad puede ser, además, aumentado en base a nuestras necesidades.

Además de ser seguro, es cómodo, ya que podemos consultar cualquier documento en poco tiempo y sin necesidad de estar en el despacho. También, podemos compartirlos fácilmente y a cualquier tipo de dispositivo sin importar el sistema operativo que tengan.

Teniendo en cuenta que, según la ley, debemos guardar todos los expedientes judiciales durante 5 años ― 15 años si son anteriores a la publicación de Ley 42/2015 ― es mucho más cómodo y fácil tener todos estos documentos guardados en un lugar seguro sin necesidad de que ocupen espacio físico.

De esta manera, podemos almacenar los mismos documentos que caben en una habitación  ―o incluso más ― en un solo enlace. 

4. Software de comunicación

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Los programas y aplicaciones de comunicación hoy son utilizados por todo el mundo, da igual la edad o a que se dediquen. Han llegado para revolucionar la comunicación y sustituir permanentemente las llamadas y los sms.

Seguramente conoces y utilizas las más comunes como Whatsapp o Telegram. Son fiables, fáciles de utilizar, nos ayudan a estar en contacto con nuestros conocidos y cumplen su función.

Sin embargo, el hecho de que sean tan populares y usados, puede ser contraproducente. Es difícil separar las conversaciones laborales de las personales y, aún más difícil, desconectar del todo del trabajo. Si siempre estamos disponibles es como si nunca saliéramos del despacho.

Para eso, es recomendable utilizar aplicaciones de comunicación más profesionales, como pueden ser Slack, Teams o Flowdock.

Tienen un funcionamiento similar, sirven para comunicar y estar en contacto, pero enfocadas a un ambiente laboral. Se centran en las reuniones  ― en forma de videollamadas o simplemente llamadas  ― en compartir documentos y en contactar fácilmente con nuestros colegas o asociados.

Además, otro de los aspectos positivos es que estas aplicaciones funcionan en distintas plataformas. Podemos simplemente tenerlas en nuestro ordenador del trabajo para no caer en la tentación de controlarlas en casa, o descargarlas en nuestro teléfono móvil para poder consultarlo cuando queramos.

Utilizas aplicaciones o software exclusivos para el entorno laboral, es el primer paso hacia una mayor conciliación.

Conclusión

Hasta qué punto queremos digitalizar los procesos y actividades de nuestro despacho, depende de nosotros. Cada uno sabe hasta donde es posible hacer uso de herramientas y programas digitales para ayudarnos en las tareas diarias.

No todos los despachos son iguales, ni todos pueden implementarlas todas. Pero, poder hacer uno de algunos, ya puede marcar la diferencia.

Todo lo que implique hacernos ahorrar tiempo, se traduce, por un lado, en dinero; y por otro, en más tiempo para dedicar a otras actividades o al ocio y tiempo libre. Una pequeña inversión de dinero o tiempo en aplicar una tecnología, puede suponer grandes ganancias a largo plazo.

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