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Caos suena a sentencia de muerte para un despacho individual. Suena a confusión, distracción y desorden. Desafortunadamente el caos es el estado natural en muchos despachos individuales. El motivo es simple de entender. El ejercicio del derecho supone gestionar múltiples elementos móviles, dinámicos e interdependientes.

Tomemos un simple ejemplo de la práctica diaria: un accidente de circulación. Las personas involucradas incluyen a tu cliente, digamos el demandante y parte herida o perjudicada, y al demandado, el responsable del accidente. Además, están los proveedores de servicios relacionados con la salud de tu cliente y la aseguradora del demandado. Hasta en el caso más sencillo de daños personales hay involucradas varias personas. Si al final se va a juicio intervienen los abogados de las partes. Incluso cualquier documento que deba enviarse o aportarse está sujeto a plazos una vez comienza el pleito.

Visto este simple ejemplo multipliquémoslo por los 10, 20 o 30 casos que puedas estar llevando.

¿Cómo gestionar este caos? Poniendo orden

Veamos algunos trucos que pueden ayudar a gestionar este caos.

1.- Correo electrónico

Decenas de correos electrónicos llegan cada hora. Inundando la bandeja de entrada con peticiones, denegaciones, información, preguntas, respuestas y actualizaciones. La más mínima mirada superficial a nuestra bandeja de entrada hace que nos inquietemos.

Estas son algunas pautas que nos pueden ayudar a poner algo de orden.

Cancela la suscripción de correos electrónicos no esenciales: pe. notificaciones de redes sociales, promociones de empresas y tiendas, avisos de eventos, ventas por internet, etc.

Chequea el correo electrónico una serie de veces prefijadas a lo largo del día: empezando cuando llegas al despacho. Nunca nada más despertarte y encender el teléfono.

Cuando chequees la bandeja de entrada, intenta localizar correos electrónicos sobre temas importantes o sujetos a plazos para gestionarlos primero: guarda los restantes en la carpeta correspondiente a cada caso o cliente.

Después de dejar la bandeja de entrada a cero cierra (o minimiza) el programa y ponte a realizar otras tareas hasta que toque el siguiente turno de revisión de correo.

- Respecto al número de veces que puedes marcarte para revisar el correo electrónico dependerá mucho de cada caso, pero un buen rango puede estar entre 4 y 7 veces al día.

2.- Papel 

Las oficinas y despachos que funcionan con un modelo sin papel consiguen mantener mucho mejor el orden. Evitan tener que rebuscar entre enormes pilas de papel para encontrar un documento. Pueden encontrarlo en segundos realizando una búsqueda en el ordenador.

Esto es lo que podemos hacer cuando un papel entra por la puerta del despacho:

- Cuando abrimos la correspondencia en papel podemos, cada día, escanear los documentos importantes para guardarlos en el ordenador.

- Asegúrate de poner fecha en el archivo de cada documento escaneado y guárdalo en la carpeta del cliente o caso correspondiente.

- Todos los documentos en papel escaneados hazlos pedacitos y tíralos al cubo de reciclado de papel.

3.- Archivos de clientes 

Cada cliente debe tener su propia carpeta o archivo. Esas carpetas puedes guardarlas en tu ordenador personal, recuerda realizar copias de seguridad, o en la nube en servicios tipo Dropbox que los encripte teniendo en cuenta respetar toda la normativa sobre protección de datos personales.

Organiza las carpetas/archivos de todos tus clientes de la misma manera. Incluye en cada carpeta de cada cliente un documento maestro (en word o excel) llamado notas, historial o como mejor te parezca recogiendo una pequeña descripción, con fecha, de cada conversión, acción, facturas, etc. que hayas realizado para ese cliente/caso. Cuando abras el documento podrás rápidamente ponerte al día y saber qué está hecho y qué queda pendiente y cuáles son sus fechas. Sobre todo, lo más importante es saber rápidamente cuáles son los siguientes pasos. Por ejemplo, cuando guardes un correo electrónico en la carpeta de un cliente anota en el documento maestro que tienes pendiente leer ese correo. De esta manera cuando leas el documento maestro sabrás en pocos segundos que tienes pendiente leer ese correo además de otras acciones que hayas incluido en la lista.

4.- Estado de los casos

Todos los domingos, por ejemplo, puedes revisar los casos que tengas abiertos leyendo el documento maestro de cada cliente. De esa manera sabrás qué tareas tienes que realizar en la semana entrante. De paso recordarás y revisarás el estatus de cada caso. En ese momento podrás planificar la agenda de la semana poniendo foco en hacer las tareas más importantes identificadas en la revisión del estatus de cada caso. Bien sea una comparecencia en un juicio, la presentación de un documento, redactar un contrato o investigar sobre un tema.

Por supuesto que el proceso de trabajo descrito mediante estos consejos es imperfecto y que no siempre es fácil de cumplir y seguir. Pero te aseguro que si lo intentas seguir pondrás un mínimo de orden suficiente respecto a la caótica forma de llevar el trabajo que puedes estar siguiendo ahora. 




Comentarios

  1. LOROÑO ABOGADOS BILBAO

    Buenos consejos para ahorrar tiempo y organizarse en los despachos de abogados. El tema de las fechas de los archivos al escanear los documentos de los expedientes, el propio windows lo realiza. Salvo que se escaneen documentos antiguos en el mismo momento. Gracias

  2. Olga

    Me ha gustado el post. A pesar de que tengo todo digitalizado (o todo lo que se puede), el "documento maestro" lo tengo en papel, pero voy a cambiar y a partir de ahora añadiré un documento word a cada carpeta. Lo que no veo muy cómodo es ir abriendo cada carpeta de cliente para acceder a dicho documento, aunque si le ponemos una palabra clave en el título a todos, supongo que serán fáciles de localizar mediante el buscador... o con el etiquetado por colores que proporciona Mac. El resto que comentas en el artículo forma parte de mi rutina. Yo añadiría un "listado de clientes" con los datos, el cual se actualiza cada vez que entra un cliente al despacho (= cuando paga la provisión), aunque a veces es interesante apuntar también las consultas que tienes, si son muy numerosas, para que cuando vuelva el cliente al despacho sepas de qué iba su asunto. Si se hace en el momento que acude al despacho no pierdes tiempo en ello. Y, respetando las directrices de la LOPD, podemos crear una base de datos propia con clientes potenciales a los que hacer llegar un newsletter de nuestro blog. Un saludo!

  3. Luis Landa

    Interesante. Todo esto y mucho más se puede gestionar también a través de programas como Evernote que permiten abrir fichas para cada cliente con todos sus documentos alojados en la nube y disponibles en todos nuestros dispositivos. Si aplicamos además un método como Getting Things Done, la organización del trabajo ya va sobre ruedas.

  4. Mario

    Muy buen aporte! Especialmente lo de los documentos maestros, una gran idea Muchas gracias

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